Pašvaldības sia "ventspils nekustamie īpašumi"

Privātuma politika

Pašvaldības SIA “Ventspils nekustamie īpašumi” (turpmāk – VNĪ) Privātuma politika ir noteikumi, kur esam aprakstījuši, kā un kādās situācijās apstrādāsim Jūsu personas datus. Šī Privātuma politika ir spēkā no 2018.gada 25.maija, kuru VNĪ piemēro savā darbībā.

Personas dati ir jebkāda informācija par identificētu vai identificējamu fizisku personu. Datu kategorijas un to paskaidrojumi, kuras apstrādā VNĪ  norādītas Pielikumā Nr.1.

Privātuma politika tiek piemērota privātuma un personas datu aizsardzības nodrošināšanai attiecībā uz:

  • fizisku personu - klientu, darbinieku un citu pakalpojumu lietotāju (tajā skaitā  potenciālajiem, bijušajiem un esošajiem), kā arī trešajām personām, kuras saistībā ar pakalpojumu sniegšanu fiziskai personai (Klientam) saņem vai nodod VNĪ jebkādu informāciju (tajā skaitā kontaktpersonas, maksātāji u.c.);
  • VNĪ biroju, tā apmeklētājiem;
  • VNĪ pārvaldīto/ apsaimniekoto objektu, kur tiek veikta videonovērošana, apmeklētājiem un darbiniekiem;
  • VNĪ īpašumā, pārvaldīšanā vai apsaimniekošanā esošo teritoriju, pagalmu, ēku un piegulošās īpašuma teritorijas apsargāšanai, kur tiek veikta videonovērošana;
  • VNĪ uzturēto interneta mājaslapu apmeklētājiem.

VNĪ rūpējas par Klientu privātumu un personas datu aizsardzību, ievērojot Klientu tiesības uz personas datu apstrādes likumību saskaņā ar piemērojamajiem nacionālajiem tiesību aktiem par personas datu aizsardzību, Eiropas Parlamenta un Padomes 2016. gada 27. aprīļa Regulu 2016/679 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu un ar ko atceļ Direktīvu 95/46/EK (Vispārīgā datu aizsardzības regula) un citiem piemērojamajiem tiesību aktiem privātuma un datu apstrādes jomā.

Privātuma politika ir attiecināma uz datu apstrādi neatkarīgi no tā, kādā formā un/vai vidē Klients sniedz personas datus (VNĪ uzturētajās interneta mājaslapās, papīra vai digitālā formātā vai telefoniski) un kādās uzņēmuma sistēmās, digitālās uzglabāšanas veidos vai formā tie tiek apstrādāti.

Attiecībā uz specifiskiem datu apstrādes veidiem (piemēram, sīkdatņu apstrādi u.c.), vidi un nolūkiem var tikt noteikti papildu, specifiski noteikumi, par ko Klients tiek informēts brīdī, kad viņš sniedz attiecīgus datus VNĪ, saņem pakalpojumu vai apmeklē VNĪ mājaslapu.

Termini:

Klients – jebkura fiziska persona, kura vēlas slēgt līgumu, ir noslēgusi līgumu, saņem vai vēlas saņemt Pašvaldības SIA “Ventspils nekustamie īpašumi” pakalpojumus

Datu subjekts – jebkura fiziska persona, kuras personas dati ir Pašvaldības SIA “Ventspils nekustamie īpašumi” rīcībā.

Pašvaldības Uzdevums – uz likuma, līguma, administratīvā akta vai rīkojuma pamata Ventspils pilsētas pašvaldības dots uzdevums Pašvaldības SIA “Ventspils nekustamie īpašumi” noteiktu uzdevumu vai deleģēto funkciju veikšanai.

Pārvaldīšanas Uzdevums – nekustamā īpašuma īpašnieka vai daudzdzīvokļu dzīvojamās mājas dzīvokļu īpašnieku kopības uzdevums (tajā skaitā noslēgtā pārvaldīšanas līguma izpilde, citu ar māju noslēgto līgumu izpilde vai citu darbību veikšana saskaņā ar dzīvokļu īpašnieku/kopības norādījumiem un/vai pilnvarojumu).

Uzdevums – Pašvaldības Uzdevums un/vai Pārvaldīšanas Uzdevums

1. Personas datu apstrādes Pārzinis ir pašvaldības SIA “Ventspils nekustamie īpašumi”, reģ. Nr.41203001885, juridiskā adrese Užavas iela 8, Ventspils, LV-3601, tālrunis +371 636 22336, mājas lapa www.vni.ventspils.lv.

2. Personas datu apstrāde: VNĪ (darbinieki), ievērojot kapitāla daļu turētāja (Ventspils pilsētas pašvaldības), uzņēmuma valdes, personas datu aizsardzības un informācijas tehnoloģiju speciālistu norādījumus un izmantojot saprātīgi pieejamos tehniskus un organizatoriskus datu aizsardzības pasākumus, apstrādās Klienta personas datus tādā apmērā un kārtībā, kā to prasa un atļauj Latvijas Republikas un Eiropas Savienības normatīvie akti. Lai nodrošinātu pakalpojumu sniegšanu un likuma prasību izpildi VNĪ ir tiesīga nodot Klienta datus apstrādei personas datu apstrādātājiem, ar kuriem ir noslēgts atbilstošs līgums un kuri nodrošina personas datu aizsardzību. Nodotos personas datus VNĪ sadarbības partneriem nav atļauts apstrādāt saviem nolūkiem..

3. Piemērojamie tiesību akti:

3.1. Eiropas Parlamenta un Padomes 2016. gada 27. aprīļa Regula 2016/679 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu un ar ko atceļ Direktīvu 95/46/EK (Vispārīgā datu aizsardzības regula);

3.2. Fizisko personu datu aizsardzības likums;

3.3. Komerclikums;

3.4. Likums “Par grāmatvedību”;

3.5. Arhīvu likums;

3.6. Darba likums;

3.7. Civillikums;

3.8. Procesuālie likumi (Civilprocesa likums, Kriminālprocesa likums, Administratīvā procesa likums);

3.9. Citi attiecināmie tiesību akti.

4. VNĪ Privātuma politika.

4.1. Privātuma politika (turpmāk tekstā – “Politika”) sniedz informāciju par to, kā VNĪ apstrādā (vāc, glabā, kopīgo, dzēš) un aizsargā Klienta personas datus, tādējādi nodrošinot, ka Klienta personas dati tiek apstrādāti likumīgi, godprātīgi un pārredzamā veidā. Politika attiecināma uz Klienta personas datiem, jebkuru fiziskas personas datu apstrādi un Klientam sniegto pakalpojumu;

4.2. Ja VNĪ atjauninās šo politiku, visas izmaiņas, kā arī Politikas vēsturiskās redakcijas, tiks publicētas VNĪ mājas lapā www.vni.ventspils.lv, sadaļā “Privātuma politika un datu aizsardzība”;

4.3. Lai sniegtu Klientam labākus un piemērotākus pakalpojumus, kā arī, lai nodrošinātu, uzturētu, aizsargātu un uzlabotu esošos pakalpojumus, VNĪ apstrādā saimnieciskās darbības rezultātā no pakalpojumu sniegšanas iegūtus apkopotus personu datus.

5. VNĪ apstrādājamie dati.

5.1. Personas datu kategorijas, ko apstrādā VNĪ, ir atkarīgas no Klienta izmantotajiem pakalpojumiem un Ventspils pilsētas pašvaldības uzdotajiem uzdevumiem VNĪ (turpmāk – Pašvaldības Uzdevums). VNĪ ir tiesīga apstrādāt šādas personas datu kategorijas šīs Politikas 7.punktā norādītajiem nolūkiem:

5.1.1. vārds, uzvārds, personas kods/dzimšanas datums, korespondences (pasta) adrese, deklarētās dzīvesvietas adrese, telefona numurs un e-pasta adrese;

5.1.2. īpašuma dati, tajā skaitā dati par īpašumā (pakalpojuma adresē) deklarētajām personām;

5.1.3. bankas (maksājuma) dati;

5.1.4. personu apliecinošo dokumentu dati (dokumenta numurs, izdošanas datums un derīguma termiņš);

5.1.5. komunikācijas dati – zvana ieraksts VNĪ administrācijai un darbiniekiem, e-pasts, vēstule vai cita informācija, kas saistīta ar Klienta komunikāciju ar VNĪ;

5.1.6. dati, kurus Klients pats paziņo VNĪ;

5.1.7. videonovērošanas ieraksti drošības nolūkos.

5.2. VNĪ apstrādā šādus datus par pakalpojumu izmantošanu šīs Politikas 7.punktā norādītajiem nolūkiem:

5.2.1. telefona numuri, e-pasta adreses, adreses un telefona numuri, no kuriem Klients zvana vai nosūta īsziņas/ziņas VNĪ;

5.2.2. datums, laiks, ilgums un zvana/īsziņas saturs, kuru Klients veic/nosūta VNĪ;

5.2.3. dati par VNĪ mājas lapas (www.vni.ventspils.lv, turpmāk tekstā – “VNĪ mājas lapa”) apmeklēšanu - datums, laiks un pārlūkošanas apjoms, Klienta atrašanās vieta pārlūkošanas/pieslēgšanās brīdī (IP adrese);

5.2.4. u.c. personas dati, atkarībā no Klientam sniegtā pakalpojuma veida, VNĪ dotā Pašvaldības Uzdevuma, Pārvaldīšanas Uzdevuma vai Klienta iesnieguma/lūguma.

6. Klienta personas datu apstrādes pamats.

6.1. Klienta piekrišana – Klients, kā personas datu subjekts, saņemot pakalpojumu, veicot Komunikāciju vai apmeklējot VNĪ mājas lapu, pats dod piekrišanu personas datu vākšanai un apstrādei noteiktiem mērķiem. Klienta piekrišana ir viņa brīva griba un patstāvīgs lēmums, kas var tikt sniegts jebkurā brīdī, tādējādi atļaujot VNĪ apstrādāt personas datus noteiktajiem nolūkiem. Klienta piekrišana ir tam saistoša, ja tā tiek sniegta mutiski (telefonsarunas laikā pēc Klienta identifikācijas) vai rakstiski (aizpildot veidlapu VNĪ birojā vai tiešsaistes režīmā apmeklējot VNĪ mājaslapu, nosūtot pa pastu vai nosūtot elektroniski parakstītu dokumentu ar drošu elektronisko parakstu). Klientam ir tiesības jebkurā laikā atsaukt savu iepriekš sniegto piekrišanu, izmantojot norādītos saziņas kanālus ar VNĪ. Pieteiktās izmaiņas stāsies spēkā trīs darba dienu laikā. Piekrišanas atsaukums neietekmē datu apstrādes likumību, kas pamatojas uz doto piekrišanu pirms atsaukuma.

6.2. Līguma noslēgšana un izpilde – lai VNĪ varētu noslēgt un izpildīt līgumu ar Klientu, kvalitatīvi sniedzot pakalpojumus un apkalpojot Klientu, kā arī lai izpildītu Pašvaldības dotos Uzdevumus, tai jāapkopo un jāapstrādā noteikti personas dati, kas tiek savākti pirms līguma noslēgšanas ar VNĪ vai jau noslēgta līguma laikā, vai saņemot Pašvaldības Uzdevumu.

6.3. VNĪ leģitīmas intereses – ievērojot VNĪ intereses, kuru pamatā ir kvalitatīvu pakalpojumu un savlaicīga atbalsta sniegšana Klientam, Klientu tiesību un īpašuma apsaimniekošana un ilgtspējīga saglabāšana, VNĪ ir tiesības apstrādāt Klienta personas datus tādā apjomā, kāds tam ir objektīvi nepieciešams un pietiekams šīs Politikas 7.1.-7.3. apakšpunktā norādītājiem nolūkiem. Par VNĪ leģitīmajām interesēm ir uzskatāma personas datu apstrāde, veicot tiešu līgumisku pakalpojumu nodrošināšanu vai likumisku pienākumu izpildi un nodrošināšanu, kā rezultātā Klientam tiek nodrošināti kvalitatīvi un droši pakalpojumi, izteikti jauni un/vai individuāli VNĪ pakalpojumu piedāvājumi (sk. arī šīs Politikas 8.2. un 8.3. apakšpunktu) vai uzlabota Klientu apkalpošanas kvalitāte. Ņemot vērā to, ka VNĪ kapitāla daļu turētāja ir Pašvaldība (sk. arī šīs Politikas 12.4. apakšpunktu), tai ir leģitīmas tiesības apstrādāt savu Klientu datus, nosūtot tos Pašvaldībai iekšējos administratīvos un tiesību aktos noteiktos nolūkos, t.sk., lai VNĪ Klienti saņemtu pēc iespējas labākus Pašvaldības sniegtos pilsētvides pakalpojumus efektīvākajā veidā.

VNĪ leģitīmās intereses ir:

  • veikt komercdarbību;
  • sniegt namu pārvaldīšanas, īpašumu (zeme, ēkas, dzīvokļi, viesnīcas) apsaimniekošanas pakalpojumus;
  • sniegt dzīvokļu (t.sk. dienesta dzīvokļu) izīrēšanas pakalpojumus;
  • sniegt dienesta viesnīcas apsaimniekošanas pakalpojumus, apsaimniekot un pārvaldīt viesnīcas (t.sk. dienesta);
  • organizēt un sniegt telpu un teritoriju uzkopšanas pakalpojumus;
  • pārbaudīt Klienta identitāti pirms līguma noslēgšanas vai klienta apkalpošanas laikā – telefoniski, elektroniski, klātienē;
  • nodrošināt līguma saistību izpildi;
  • novērst nepamatotus finansiālus riskus savai komercdarbībai (t.sk., veikt kredītriska novērtējumu pirms preču un pakalpojumu pārdošanas un līguma izpildes laikā);
  • saglabāt Klientu pieteikumus un iesniegumus par preču pirkumu un pakalpojumu sniegšanu, citus pieteikumus un iesniegumus, piezīmes par tiem, t.sk., kas veikti mutiski, zvanot uz zvanu centriem, VNĪ mājas lapā un pašapkalpošanās vidē;
  • analizēt VNĪ mājaslapu, interneta vietņu un mobilo lietojumu darbību, izstrādāt un ieviest to uzlabojumus;
  • administrēt Klienta kontu VNĪ mājaslapā, interneta vietnēs un mobilajās lietotnēs, kad tādas tiks izveidotas, vai pārtraukt to darbību;
  • veikt darbības Klientu saglabāšanai;
  • segmentēt Klientu datu bāzi pakalpojumu efektīvākai nodrošināšanai;
  • izstrādāt jaunus un attīstīt esošos pakalpojumus, uzlabot apkalpošanas kvalitāti;
  • nosūtīt ziņojumus par līguma izpildes gaitu un līguma izpildei būtiskiem notikumiem, kā arī veikt Klientu aptaujas par saņemtajiem pakalpojumiem un to lietošanas pieredzi, Klientu vēlmēm;
  • informēt par izmaiņām pakalpojuma sniegšanas kārtībā un cenrādī;
  • Informēt Klientus par jaunumiem un iespējām nozarē;
  • nodrošināt informēšanas aktivitātes sniegto pakalpojumu jomā;
  • nodrošināt ēku, būvju un zemes platību uzturēšanu un apsaimniekošanu;
  • novērst krāpniecību;
  • nodrošināt korporatīvo pārvaldību, finanšu un biznesa uzskaiti un analītiku;
  • nodrošināt efektīvus uzņēmuma pārvaldības procesus;
  • nodrošināt pakalpojumu sniegšanas, preču pārdošanas un piegādes efektivitāti;
  • nodrošināt un uzlabot pakalpojumu kvalitāti;
  • administrēt maksājumus;
  • administrēt savlaicīgi neveiktus maksājumus;
  • vērsties valsts pārvaldes un operatīvās darbības iestādēs un tiesā savu tiesisko interešu aizsardzībai;
  • informēt sabiedrību par savu darbību.

6.4. Juridisko pienākumu izpilde – VNĪ ir tiesīga apstrādāt personas datus, lai izpildītu normatīvo aktu prasības, kā arī sniegtu atbildes uz valsts un pašvaldību institūciju un amatpersonu likumīgiem pieprasījumiem.

6.5. Vitālu interešu aizsardzība – VNĪ ir tiesīga apstrādāt personas datus, lai aizsargātu Klienta vai citas fiziskas personas vitālas intereses, piem., ja apstrāde ir vajadzīga īpašuma aizsardzības, zaudējumu samazināšanas, humanitāros nolūkos, dabas stihiju un cilvēka izraisītu, it īpaši, epidēmiju, zootiju un to izplatīšanās monitoringam vai ārkārtas humanitārajās situācijās (terora akti, tehnogēnas katastrofu situācijās un tml.).

6.6. Oficiālo pilnvaru izpilde vai sabiedrības intereses – VNĪ ir tiesīga apstrādāt datus, lai izpildītu uzdevumu, ko veic sabiedrības interesēs īstenojot VNĪ likumīgi piešķirtās pilnvaras vai Pašvaldības Uzdevumus. Šādos gadījumos pamats personas datu apstrādei ir iekļauts normatīvajos aktos (likumos, MK noteikumos, tiesu varas aktos, valsts un pašvaldību izdotajos administratīvajos aktos).

7. VNĪ Klienta personas datu apstrādes nolūki.

7.1. VNĪ apstrādā personas datus, lai nodrošinātu Klientam kvalitatīvu, savlaicīgu un ērtu apkalpošanu līgumattiecību laikā, kā arī lai nodrošinātu Pašvaldības doto uzdevumu un likuma prasību izpildi:

7.1.1. pakalpojumu sniegšanai Klientiem;

7.1.2. Klienta attiecību (t.sk. attālinātai) vadīšanai, nodrošinot Līguma noslēgšanu un izpildi, kā arī ar to saistīto procesu un pakalpojumu realizāciju;

7.1.2. Klienta tiesībspējas pārbaudei slēdzot pakalpojumu līgumus vai saņemot Pašvaldības Uzdevumu;

7.1.3. Klienta sūdzību izskatīšanai un atbalsta (t.sk. tehniskā atbalsta) nodrošināšanai saistībā ar sniegtajiem pakalpojumiem un saņemtajiem Uzdevumiem;

7.1.4. efektīvas naudas plūsmas pārvaldīšanai, t.sk., Klienta maksājumu un parādu administrēšanai, parādu atgūšanas darbību veikšanai (brīdināšana, tiesvedība, piedziņa);

7.1.5. Klienta informēšanai par uzņēmuma pakalpojumiem, jaunumiem Pašvaldības sniegtajos pilsētvides nodrošināšanas pakalpojumos (tādiem kā Pašvaldības līdzfinansējums, Energoefektivitātes paaugstināšanas programmas, Pašvaldības atbalstu un citi);

7.1.6. videonovērošanai drošības nolūkiem.

7.2. VNĪ apstrādā personas datus, lai veicinātu attiecīgās saimnieciskās darbības nozares attīstību un piedāvātu jaunus pakalpojumus Klientiem, t.sk.,:

7.2.1. jaunu pakalpojumu un piedāvājumu izteikšanai;

7.2.2. tirgus analīzes veikšanai un biznesa modeļa attīstībai tiek veikta VNĪ klientu statistisko datu apstrāde.

7.3. VNĪ apstrādā personas datus, lai veidotu un uzturētu VNĪ iekšējos procesus, nodrošinātu dokumentu apriti un citus iekšējos procesus (piem., līgumu un citu dokumentu arhivēšanu, grāmatvedības uzskaiti) tam nepieciešamā, samērīgā un pietiekamā apjomā.

7.4. VNĪ ir tiesīga apstrādāt datus zemāk norādītajiem, kā arī citiem nolūkiem, saņemot no Klienta brīvi sniegtu, nepārprotamu un fiksējamu piekrišanu:

7.4.1. VNĪ tēla popularizēšanai tirgū, sūtot Klientam jaukus novēlējumus, organizējot aptaujas esošo produktu un pakalpojumu, pilsētvides uzlabošanai.

8. Klienta tiesības ierobežot savu datu apstrādi.

8.1. Klientu personas datu profilēšana kā datu apstrāde:

8.1.1. profilēšana ir jebkura veida automatizēta personas datu apstrāde, kas izpaužas kā personas datu izmantošana nolūkā izvērtēt konkrētus ar fizisku personu saistītus aspektus sniegto pakalpojumu jomā, jo īpaši analizēt vai prognozēt aspektus saistībā ar minētās fiziskās personas interesēm, dzīves vietu vai īpašumu Ventspils pilsētas administratīvajā teritorijā;

8.1.2. apstrādājot Klienta personas datus, VNĪ var veikt profilēšanu, lai sūtītu līgumā vai normatīvajā aktā noteikto informāciju vai izpildītu likumā vai Pašvaldības Uzdevumā noteiktu pienākumu. Automatizētie individuālie lēmumi tiek pieņemti tikai saimnieciskās darbības veikšanas nolūkos, un tie neradīs Klientam tiesiskas sekas. Klientam jebkurā laikā ir tiesības iebilst pret automatizēta lēmuma pieņemšanu un nebūt par tāda pieņemtā lēmuma subjektu (automātiskie paziņojumi, atgādinājumi), informējot par to VNĪ (sk. arī šīs Politikas 8.3.punkta noteikumus).

8.2. Tiešā tirgvedība (mārketings) un pamats sūtīt Klientam komercpaziņojumus.

VNĪ var veikt tiešo tirgvedību, izplatot Klientam komercpaziņojumus, lai Klients vienmēr tiktu informēts par jauniem, moderniem un/vai tieši Klientam izveidotiem pakalpojumiem, kā arī īpašiem līguma noteikumiem (piem., atlaidēm) saskaņā ar šīs Politikas 6.3. apakšpunktā norādīto personas datu apstrādes pamatu. Klientam ir tiesības jebkurā laikā un bez maksas atteikties no komercpaziņojumu saņemšanas, informējot par to VNĪ (sk. arī šīs Politikas 8.3. apakšpunkta noteikumus).

8.3. Klientam ir tiesības jebkurā brīdī iebilst pret savu personas datu profilēšanu (sk. 8.1. apakšpunktu) un/vai atteikties no komercpaziņojumu saņemšanas (sk. 8.2. apakšpunktu), par to informējot VNĪ mutiski (telefonsarunas laikā pēc Klienta identifikācijas) vai rakstiski (aizpildot veidlapu VNĪ birojā, nosūtot elektronisko dokumentu uz [email protected] , kas ir parakstīts ar drošu elektronisko parakstu). Pieteiktās izmaiņas stāsies spēkā trīs darba dienu laikā un var tikt attiecinātas uz daļu vai visiem Klientam sniedzamajiem pakalpojumiem konkrētā adresē (atkarībā no Klienta vēlmēm). Izmaiņas neietekmēs personas datu apstrādes likumību pirms šajā punktā norādītiem Klienta iebildumiem un/vai atteikuma.

9. VNĪ mājaslapas sīkdatnes un to apstrāde.

Uz doto brīdi VNĪ neizmanto sīkdatnes, kas satur personu identificējošus datus, bet sākot tās izmantot Klienti/VNĪ mājas lapas apmeklētāji par to tiks informēti, kā arī informācija uzsākot sīkdatņu izmantošanu tiks ievietota sadaļā “Privātuma politika un datu aizsardzība” - “VNĪ sīkdatņu izmantošanas politika”.

9.1. Sīkdatnes ir nelielas teksta datnes, kas tiek izveidotas un saglabātas Klienta ierīcē (datorā, planšetē, mobilajā telefonā un tml.), apmeklējot VNĪ mājas lapu. Sīkdatnes “atceras” lietotāja pieredzi un pamatinformāciju un tādējādi uzlabo VNĪ mājas lapas vietnes lietošanas ērtumu.

9.2. Izmantojot sīkdatnes, tiek apstrādāti kopējie lietotāju paradumi un vietnes lietošanas vēsture, diagnosticētas problēmas un trūkumi vietnes darbībā, ievākta lietotāju paradumu statistika, kā arī tiek nodrošināta vietnes funkcionalitātes pilnīga un ērta izmantošana.

9.3. Ja Klients nevēlas atļaut izmantot sīkdatnes, Klients var to izdarīt savas pārlūkprogrammas uzstādījumos, tomēr tādā gadījumā vietnes lietošana var būt būtiski traucēta un/vai apgrūtināta. Saglabāto sīkdatņu dzēšana ir iespējama savas ierīces pārlūkprogrammas uzstādījumu sadaļā, dzēšot saglabāto sīkdatņu vēsturi.

9.4. VNĪ uzturētās vietnes izmanto funkcionālās, analītiskās, reklāmas un obligātās sīkdatnes.

10. Kā VNĪ iegūst Klienta personas datus?

10.1. VNĪ iegūst Klienta personas datus, kad Klients:

10.1.1. iegādājoties īpašumu informē VNĪ, slēdz līgumu, izmanto VNĪ pakalpojumus (VNĪ birojā, apsaimniekotajās mājās, īrē dzīvojamās platības, veic samaksu VNĪ);

10.1.2. pierakstās jaunumu, rēķinu, brīdinājumu vai citu pakalpojumu un informācijas saņemšanai no VNĪ;

10.1.3. jautā VNĪ plašāku informāciju par Klienta saņemto vai vēlamo pakalpojumu vai sazinās ar VNĪ saistībā ar sūdzību vai informācijas pieprasīšanu, identificējot sevi kā VNĪ Klientu;

10.1.4. vēršas ar iesniegumu/sūdzību personīgi, rakstveidā vai telefoniski;

10.1.5. piedalās VNĪ organizētajās sapulcēs, izsludinātajās aptaujās;

10.1.6. apmeklē vai pārlūko VNĪ mājaslapu;

10.1.7. tiek filmēts VNĪ apsaimniekotajās mājās un teritorijās;

10.1.8. saņemto Pašvaldības doto uzdevumu ietvaros: namu un zemes apsaimniekošanā un pārvaldīšanā, dzīvojamo platību izīrēšanā, nedzīvojamo platību (komercplatību) un zemes iznomāšanā, Pašvaldības (kā Pasūtītājas pārstāvja funkciju izpildē publiskajos iepirkumos) un dzīvojamo māju īpašnieku kopību doto uzdevumu izpildē (piem. Pašvaldības īpašuma atsavināšanā vai iegādē, būvniecībā, dzīvojamās mājas renovācija u.tml.).

10.2. VNĪ var apstrādāt Klienta personas datus, kas ir saņemti no trešajām personām, ja Klients tam piekritis (piem., no parādvēstures datu bāžu turētājiem u.tml.).

10.3. VNĪ var apstrādāt Klienta personas datus par Klientu no publiskām datu bāzēm, citiem uzņēmumiem (saņemot pārvaldīšanas uzdevumu no dzīvojamās mājas), Pašvaldības, Pašvaldības uzņēmumiem un partneruzņēmumiem (sk. šīs Politikas 12.punkta noteikumus).

11. Klienta personas datu apstrādes laiks.

11.1. VNĪ apstrādās Klienta personas datus, kamēr pastāv vismaz viens no šādiem apstākļiem:

11.1.1. ir spēkā Līgums starp Klientu un VNĪ;

11.1.2. personas datu glabāšanās termiņš ir noteikts vai izriet no Latvijas Republikas un Eiropas Savienības normatīvajiem aktiem;

11.1.3. cik tas ir nepieciešams VNĪ leģitīmo interešu realizācijai un aizsardzībai;

11.1.4. kamēr nav izpildīts Pašvaldības Uzdevums (VNĪ likumisks pienākums);

11.1.5. kamēr nav pamatoti atsaukta Klienta piekrišana personas datu apstrādei un/vai pamatoti lūgts dzēst personas datus.

12. Klienta personas datu koplietošana

12.1. Lai sniegtu Klientam pakalpojumus, VNĪ var kopīgot/nodot Klienta personas datus ar:

12.1.1. Pašvaldību;

12.1.2. Pašvaldības uzņēmumiem, ja tas paredzēts normatīvajā aktā, noslēgtajā līgumā vai Klients tam ir devis piekrišanu;

12.1.3. līgumpartneriem, kas iesaistīti Klientam pakalpojumu nodrošināšanā;

12.1.4. parādu piedziņas aģentūrām, kredītinformācijas birojiem, parādvēstures datubāzes turētājiem vai citām parādu atgūšanas organizācijām;

12.1.4. cesionāriem - lai nodrošinātu efektīvu naudas plūsmas pārvaldību, VNĪ ir tiesības cedēt prasījuma tiesības pret parādnieku vai parādniekiem.

12.2. VNĪ ir pienākums sniegt informāciju par personas datiem šādām iestādēm un dienestiem:

12.2.1. tiesībsargājošām iestādēm, tiesai vai citām valsts un pašvaldības iestādēm, ja tas izriet no normatīvajiem aktiem vai attiecīgās iestādes pamatota informācijas pieprasījuma;

12.2.2. palīdzības dienestiem (t.sk. ārkārtas situācijās).

12.3. VNĪ izsniegs Klienta personas datus tikai nepieciešamā un pietiekamā apjomā atbilstoši normatīvo aktu prasībām un konkrētās situācijas objektīviem apstākļiem.

12.4. VNĪ patur tiesības nepieciešamības gadījumā nodot Klienta personas datus pakalpojumu sniedzējiem, ja tas ir nepieciešams labākam servisam un kvalitatīvu pakalpojumu sniegšanai Klientam vai leģitīmu prasību izpildei. Atbilstoša informācija par VNĪ, VNĪ grupas uzņēmumiem, parādu piedziņas aģentūrām, kredītinformācijas birojiem, parādvēstures datubāzes turētājiem vai citām parādu atgūšanas organizācijām, cesionāriem, regulāri tiks ievietota un atjaunota VNĪ mājaslapā www.vni.ventspils.lv, sadaļā “Privātuma politika un datu aizsardzība”.

13. VNĪ rīcībā esošo Klienta personas datu aizsardzība.

13.1. VNĪ nodrošina, pastāvīgi pārskata un uzlabo aizsardzības pasākumus, lai aizsargātu Klienta personas datus no nesankcionētas piekļuves, nejaušas nozaudēšanas, izpaušanas vai iznīcināšanas. Lai to nodrošinātu, VNĪ pielieto mūsdienu tehnoloģijas, tehniskas un organizatoriskas prasības, personāla periodisku instruēšanu, t.sk., izmantojot fiziskās apsardzes sistēmas, virtuālās vides ugunsmūrus, ielaušanās atklāšanas, analīzes programmatūras, datu šifrēšanu un Klientu paroļu/identificēšanas sistēmas/metodes.

13.2. VNĪ pārbauda visus pakalpojuma sniedzējus, kas VNĪ vārdā un uzdevumā apstrādā vai glabā Klienta personas datus vai nodrošina datorprogrammas to apstrādei, kā arī izvērtē, vai sadarbības partneri (personas datu apstrādātāji) pielieto atbilstošus drošības pasākumus, lai Klienta personas datu apstrāde un glabāšana notiktu atbilstoši VNĪ deleģējumam (uzdevumam), noslēgto līgumu un normatīvo aktu prasībām. VNĪ Sadarbības partneriem (datorprogrammu pakalpojumu sniedzējiem, to sistēmu apkalpotājiem, datortīklu/sistēmu administratoriem un uzturētājiem, konsultantiem) nav atļauts apstrādāt Klienta personas datus saviem nolūkiem.

13.3. VNĪ neuzņemas atbildību par jebkādu nesankcionētu piekļuvi personas datiem un/ vai personas datu zudumu, ja tas nav atkarīgs no VNĪ, piemēram, Klienta vainas un/ vai nolaidības dēļ (paroļu nozaudēšana, personas datu publiska izpaušana u.tml.).

13.4. Klienta personas datu apdraudēšanas gadījumā VNĪ paziņos par to Klientam.

14 Klientu tiesības.

14.1. Vērsties VNĪ, lai saņemtu informāciju par VNĪ esošajiem Klienta personas datiem un VNĪ rīcībā esošo personas datu kopijas.

14.2. Labot visus VNĪ rīcībā esošos personas datus par sevi, piesakot izmaiņas rakstveidā.

14.3. Klientam ir tiesības iegūt informāciju par tām fiziskām vai juridiskām personām, kuras noteiktā laika posmā no VNĪ ir saņēmušas informāciju par šo Klientu. VNĪ nesniegs Klientam informāciju par valsts institūcijām, kuras ir kriminālprocesa virzītāji, operatīvas darbības subjekti vai citas institūcijas, par kurām likums aizliedz šādas ziņas izpaust.

14.4. Pieprasīt dzēst vai ierobežot to personas datu apstrādi, kuru apstrāde vairs nav nepieciešama saskaņā ar nolūkiem, kādiem tie tika vākti un apstrādāti (tiesības “tikt aizmirstam”), ja tam ir pamats.

14.5. Klientam ir tiesības uz savu personas datu pārnesamību.

14.6. Vērsties VNĪ vai personas datu apstrādi uzraugošajā iestādē (Datu valsts inspekcija, www.dvi.gov.lv) sakarā ar jautājumiem par personas datu apstrādi.

14.7. Vērsties pie VNĪ datu aizsardzības speciālista, lai saņemtu informāciju par klienta personas datu apstrādi un to aizsardzību. Informācija saziņai ar VNĪ datu aizsardzības speciālistu ir pieejama VNĪ mājas lapā www.vni.ventspils.lv , sadaļā “Privātuma politika un datu aizsardzība”.

Pašvaldības SIA „Ventspils nekustamie īpašumi”

24.05.2018.

Pielikums Nr.1.

Pašvaldības SIA”Ventspils nekustamie īpašumi”Privātuma politikas pielikums

Datu kategorijas

Nr.

Datu kategorija

Piemēri*

1

Personas identifikācijas dati

vārds, uzvārds, personas kods/ID, dzimšanas datums, pases Nr./ID numurs

2

Personas kontaktinformācija

adrese, telefona numurs, e-pasta adrese

3

Īpašo kategoriju personas dati (sensitīvie) (1)

invaliditātes pazīme, informācija par nodrošinātības/ienākumu līmeni, īres dzīvokļa piešķiršanas pamatojums (netieši izsecināma publiski nepieejama informācija)

4

Klienta kontaktpersonu dati

kontaktpersonas vārds, uzvārds, e-pasta adrese, telefona numurs

5

Klienta dati

klienta līguma numurs, klienta/līguma reģistrēšanas datums, statuss, klienta numurs, VNĪ piešķirtās Klientu paroles/ kodi un identifikācijas numuri

6

VNĪ mājaslapas apmeklējums

Apmeklējuma datums, laiks, ilgums, jejupielādētie dati, aplūkotās sadaļas, veiktās darbības portālā

7

Piegādātāja dati

piegādātāja numurs, rēķina informācija, adrese, bankas konta numurs, piegādātāja amatpersonu indentifikācijas dati

9

Pakalpojuma dati

pakalpojuma adrese, cena, atlaide, pakalpojumu kvalitātes dati

11

Pakalpojuma līguma dati

līguma numurs, parakstīšanas / apstiprināšanas datums, veids, pielikuma numurs, pielikuma datums

12

Darījuma dati

darījuma numurs, datums, darījuma nosaukums, veids, statuss, pakalpojuma vēsturiska informācija, cena, atlaide

14

Komunikācijas dati

ienākošās/izejošās saziņas veids, numurs, datums, reģistrētājs, saturs, statuss

15

Preces pirkuma dati

preces nosaukums, preces kods, pirkuma datums, pavadzīmes numurs, preces, saņemšanas veids, cena, apmaksas veids, čeka informācija, aprīkojums

16

Pakalpojuma (pirkuma) dati

pirkuma informācija – klienta pasūtījumi, pirkumi, pieteikumi, kas piesaistīti pie līguma; pakalpojuma sniegšanas adrese

17

maksājumu dati, maksājumu vēsture

Maksātāja un maksājuma dati, bankas rekvizīti un summas

18

Preces/pakalpojuma nomaksas (dalītā maksājuma) dati

maksājuma datums, ikmēneša maksājuma summa, termiņš

19

Maksātspējas un tiesībspējas pārbaudes dati

statuss par ārēja parāda esamību, kredītriska vērtējums, maksātspējas statuss, informācija par tiesībspēju

20

Norēķinu dati

norēķinu sistēmas konta numurs, bankas konta numurs, rēķina numurs, datums, summa, rēķina saņemšanas veids, apmaksas datums, parāda summa, parāda piedzīšanas informācija, maksājumu vēsture, bilance (parāds/pārmaksa)

21

Bojājumu (avāriju) dati

bojājuma numurs, raksturs, reģistrēšanas/atrisināšanas datums, veids, apraksts

22

Iebildumu (sūdzību) dati

Iebilduma/sūdzības numurs un saturs, reģistrēšanas/atrisināšanas datums, veids, apraksts

23

Klientu aptauju dati

aptaujas nosaukums, izsūtīšanas datums, atbildes sniegšanas datums, aptaujas jautājumi un sniegtās atbildes

24

VNĪ mājaslapā veiktās darbības

Apmeklētāja IP adrese, veiktās darbības nosaukumus, apmeklējuma ilgums un biežums, mājaslapas sadaļa, datums un laiks

25

Fotogrāfijas un attēli (3)

fotogrāfijas no klientu un darbinieku pasākumiem, foto uzņemšanas datums un vieta

26

Video dati (3)

video no klientu, darbinieku pasākumiem un videonovērošanas VNĪ objektos, ierakstīšanas datums, laiks

27

Sarunu ierakstu dati

VNĪ klientu apkalpošanas tālruņu, darbinieku un klientu sarunu ieraksti VNĪ sakaru līdzekļos (4), datums un laiks

28

Pieejas dati sistēmām

klientam piešķirtie lietotājvārdi un paroles

29

Piekrišanu informācija (5)

klienta izteiktās piekrišanas atzīme pa tēmām, piekrišanas datums un laiks, avots, veids

30

Atrašanās vietas dati (6)

Klientu, Klientu pilnvaroto personu atrašānās vietas, ziņas par prombūtni: prombūtnes vieta, ilgums un ar to saistītā informācija

* Piemēri neietver izsmeļošu attiecīgajā datu kategorijā ietilpstošo datu uzskaitījumu. Aizsargājami ir tikai tādi dati vai datu kopums, kas ļauj tieši vai netieši identificēt konkrēto fizisko personu. Pielikumā uzskaitītie vienas vai vairāku kategoriju dati, bez piesaistes konkrētai fiziskai personai, paši par sevi neveido aizsargājamu datu objektu.

(1)    VNĪ šādus datus neuzglabā un nevāc, bet VNĪ rīcībā īpašu kategoriju aizsargājamie dati var nokļūt (kļūt zināmi) saimnieciskās darbības rezultātā (piedalīšanās tiesvedībā kā pusei vai cietušajai personai) vai Klientam pašam šos datus paziņojot rakstveidā vai mutiski saistībā ar VNĪ sniegtajiem pakalpojumiem.

(2)    Saglabājamie dati — balss telefonijas dati, jebkura informācija vai dati, kas tiek apstrādāti, lai sagatavotu rēķinus un uzskaitītu maksājumus, sniegtu pakalpojumus un nodrošinātu saimniecisko darbību.

(3)    Izņemot publiskus pasākumus publiskās vietās (piem. objektu atklāšanas pasākumi), Klientu prezentācijās, sapulcēs un semināros.

(4)    Klienti tiek brīdināti par sarunas ierakstu klientu apkalpošanas nolūkos pirms sarunas uzsākšanas.

(5)    Piekrišana - klienta brīvi, nepārprotami izteikts gribas apliecinājums (skaidri izteikta un fiksējama piekrišana), ar kuru klients paziņo un atļauj apstrādāt savus personas datus atbilstoši VNĪ sniegtajai informācijai vai VNĪ lūgumam, vai Klienta vēlmēm.

(6)    Arī VNĪ mājaslapas apmeklētāja atrašanās vietas dati – dati (IP adrese), kas tiek apstrādāti elektroniski uzskaites sistēmās vai dati, kurus paziņo Klients (piem. dodoties ilgstošā prombūtnē īrnieks vai īpašnieks paziņo par to VNĪ un norāda savus kontaktdatus, kontaktpersonas datus, atrašanās vietu u.tml.).

Saite lejupielādei – spēkā no 25.05.2018. redakcija Pašvaldības SIA “Ventspils nekustamie īpašumi” Privātuma politika

Saites nākamajām redakcijām

Tāpat mājas lapā Sadaļā “Privātuma politika un personas datu aizsardzība” jāievieto informācija.

Nodaļa: VNĪ sīkdatņu izmantošanas politika:

VNĪ mājaslapā neizmanto sīkdatnes (cookies), kas satur personu identificējošus datus.

Nodaļa: Personas datu aizsardzības speciālists.

Ar VNĪ personas datu aizsardzīibas speciālistu Jūs varat sazināties nosūtot savu kontaktinformāciju un interesējošo jautājumu uz e-pasta adresi [email protected] , tel.636 22336 (sekretāre).

Nodaļa: Izmantojamās datu bāzes un parādu piedziņas pakalpojumi:

VNĪ izmanto A/S Lursoft piedāvātās datu bāzes.

VNĪ neizmanto ārpustiesas parādu piedziņas kompāniju pakalpojumus, debitoru parādu cedēšanu neveic.